Вопрос-ответ

Часто задаваемые вопросы об отчетных документах.

Какая нужна документация для авансового отчета, чтобы доказать пребывание в гостинице?

  • Проживание в гостинице, которая работает с НДС (налогом):
  1. Квитанция со штампом, который подтверждает бронирование номера в гостинице.
  2. Чек кассового аппарата.
  3. Платежный документ (Счет — фактура). Не всегда требуется, зависит от условий бухгалтерии вашей компании. Для получения данного документа необходимы все реквизиты фирмы, в которой вы работаете.
  • Проживание в гостинице, работающей без НДС (по УСН)
  1. Гостиничный чек с печатью.
  2. Фискальный чек.
  3. Документ с подтверждением о работе гостиницы без налога. Выдается по запросу бухгалтерии вашей компании.
  • Можете проявить инициативу и прикрепить дополнительные отчетные документы:
  1. Отчет о выполненной работе (Акт об оказании услуг).
  2. Документы, подтверждающие пользование гостиничными услугами.
  • Список официальных данных, которые нужны для получения Счет — фактуры:
  1. Полное наименование предприятия, где вы работаете.
  2. Место нахождения фирмы, где указываются все данные (индекс, город, улица, номер компании).
  3. Идентификационный код и КПП вашей компании.

 

При помощи чего происходит доказательство о моем нахождении в гостинице?

Если в гостиницу от бухгалтерии вашей фирмы поступает заявка о доказательстве проживания, сотрудники гостиницы предоставляют официальное свидетельство. Заявки от бухгалтерии различных компаний поступают разными способами: по электронной почте, факсу либо по телефону. Зачастую запрос делается по звонку в гостиницу. Подтверждение об официальности предоставленных вами отчетов происходит по звонку в гостиницу, номер которой всегда пишется на чеках. Между работниками бухгалтерии и гостиницы ведется беседа. За это время проверяется база гостиницы, после чего сообщается информация о датах вашего проживания в гостинице. Если нужно, гостиница отправляет все сведения факсом или по электронной почте в вашу компанию.

Как долго делаются документы?

Для того чтобы подготовить гостиничные чеки, требуется приблизительно час. Если вы успеете оставить запрос за час до окончания рабочего дня, возможно, сможете забрать готовые документы в этот же день, либо утром.

Можете ли вы гарантировать своевременную доставку гостиничных чеков? Не будет ли такого, что я закажу отчетные документы, а вы не доставите их вовремя или не отправите их?

Сделать гостиничные чеки и не доставить или не выслать их, не входит в наши планы, смысл их изготавливать?! Тем более мы работаем для роста долговременного сотрудничества поэтому для нас в первую очередь важно ваше мнение. Стараемся найти подход к каждому клиенту и удовлетворить все требования к заказу, чтобы все последующие разы вы пользовались исключительно нашими услугами. Многие новые клиенты обращаются к нам по советам знакомых, друзей, которые уже пользовались нашими услугами и остались довольны. Репутация нашей работы играет главнейшую роль в нашем развитии.

 

Как быть, если документы были утеряны при отправке?

В современное время такое случается редко. Однако, если случился такой инцидент, не волнуйтесь, сразу поставьте нас в известность об этом. Наша команда заново подготовит нужные отчеты для бухгалтерии и снова вышлет их.

 

Как на счет скидок для частых клиентов и при заказе документов для группы лиц?

В нашей работе предусматриваются скидки на гостиничные чеки с подтверждением о проживание в гостинице. Все скидки начисляются персонально для каждого клиента (об этом можно узнать, позвонив по нашему номеру телефона). Скидки будут зависеть от количества обращений к нам и от того, кто вас порекомендовал, от суммы заказы и от ваших рекомендаций на счет нашей организации.

 

Чем грозит предоставление фальшивых чеков работодателю?

В наше время распространились организации, которые предоставляют документы о пребывании в гостинице для отчетности.  К сожалению, многие из них являются просто мошенниками, предлагают дешевые цены, этим завлекают клиентов, а в конечном итоге выдают поддельные документы, которые не регистрируются в базе данных. Клиенты даже не подозревают об этом, отдают документы в бухгалтерию компании в надежде получить деньги, которые компенсируются руководством. И тут раскрывается весь обман. Узнать о фактическом проживании в гостинице будет несложно, нужно просто набрать номер гостиницы и попросить подтверждение о вашем проживание. И тогда работник гостиницы сообщит о том, что вы не обслуживались в гостинице.

Часто от фирмы в командировочную поездку отправляют двоих сотрудников, которые покупают гостиничные чеки в разных местах, но проживают в одной гостинице. Такие действия приводят к тому, что на чеках указывается разная стоимость за номер в гостинице. Из-за таких различий у руководства компании возникнут сомнения на счет документов. Для того чтобы избежать подобных казусов, необходимо заказывать гостиничные чеки в одной организации.