НДС в чеке и счете за проживание в гостинице

Чек на гостиницу считается очень важным документом, который необходим для возмещения расходов на проживание. В некоторых случаях для отчетности достаточно будет только чека, а иногда для возмещения затрат сотруднику необходимо предоставить счет-фактуру, справку, форму 3 г и т.д.
Когда в отеле не используется контрольно-кассовая техника, выдается бланк строгой отчетности по специальной форме. После проживания в гостинице НДС в чеке организация командированного сотрудника может принять к вычету. Для этого сотрудник должен предоставить в бухгалтерию организации счет из гостиницы, при этом в документе должен быть указан НДС.
Если гостиница выдает документы на бланках в произвольной форме, даже если есть кассовый чек с суммой налога, НДС вычесть невозможно. Когда в документе присутствует «в том числе НДС», это не дает официального права на получение вычета. Хотя каждая компания может опротестовать это в судебном порядке.
Когда стоимость проживания в гостинице производится наличными средствами, счет-фактура может не выдаваться. Вместо нее в отеле проживающий сотрудник может получить кассовый чек или НДС в счете на проживание в гостинице. В некоторых случаях НДС может быть включен в общую стоимость услуги.
Таким образом, по действующему налоговому законодательству организация может принять НДС к вычету, если есть в наличии документы за проезд, квитанции за проживание, кассовые чеки. При этом должен быть в счете на гостиницу выделен НДС.
На самом деле наиболее оптимальный, позволяющий избежать некоторых проблем, вариант – это не позволять сотрудникам оплачивать услуги за проживание за счет подотчетных средств. Компании лучше самой по безналичному расчету проводить все платежи, на которые будут получены официальные документы, и проблем с вычетом налогов не возникнет.
В отношении НДС, который был уплачен за услуги проживания и проезда, необходимо, чтобы сумма налога была выделена в документах отдельно.