Что делать при потере чека гостиницы

Каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, знает, что все последующие расходы будет необходимо подтвердить соответствующими документами. Суточные подтверждать не придется, а вот на проживание в гостинице необходимо будет предоставить официальные документы, в том числе чеки.
Что делать командированному сотруднику, если он потерял чек гостиницы? По трудовому законодательству, сотрудник имеет право на возмещение всех командировочных расходов. В организации, отправившей своего сотрудника в командировку, должен быть заключен внутренний коллективный договор. По условиям этого договора, даже в случае утраты подтверждающих документов, сотрудник получит денежное возмещение расходов.
Однако потеря чеков и документов из гостиницы приведет к тому, что сумма компенсации не будет учтена при расчете налога на прибыль.

Что делать?

Если вы потеряли чек из гостиницы, его можно восстановить. Необходимо обратиться в отель, где вы проживали. Электронный вариант ваших документов можно получить в этот же день. В большинстве отелей персонал идет навстречу своим клиентам, поэтому трудностей в данном случае не возникает.
Достаточно часто бывают ситуации, когда даже наличие полного пакета подтверждающих расходы документов не гарантирует отсутствие проблем с налоговыми органами. Подтверждение расходов возможно только в том случае, если есть документ строгой отчетности формы 3 г. Достаточно часто отели вместо этого бланка используют квитанции или ПКО. К таким документам могут возникнуть претензии налоговиков, которые, однако, не являются законными.
На сегодняшний день факт проживания в гостинице может быть подтвержден даже документами, оформленными в произвольной форме. Основное требование – наличие в бланке обязательных реквизитов, стоимости проживания, периода проживания, подписей, печатей гостиницы и т.д.
Таким образом, потеря чека из гостиницы не является безвыходной ситуацией, однако, для собственного спокойствия необходимо внимательней относиться к отчетным документам.